La transformation digitale permet aujourd’hui aux entreprises d’automatiser une partie croissante de leurs opérations. Traitement de documents, validation de demandes, saisie de données, génération de rapports ou encore gestion des workflows peuvent désormais être pris en charge par des solutions d’automatisation.

Cependant, toutes les opérations ne doivent pas être automatisées en priorité.

Pour obtenir des résultats rapides, l’enjeu consiste d’abord à identifier les tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée qui mobilisent inutilement les collaborateurs.

Dans de nombreuses entreprises, ces opérations restent encore très présentes.

• Saisie manuelle de données entre plusieurs applications ou fichiers.
• Traitement répétitif de factures, bons de commande et documents administratifs.
• Validation manuelle de demandes internes.
• Production régulière de rapports et tableaux de suivi.
• Classement, archivage et recherche de documents.
• Envoi de notifications, relances et comptes rendus.
• Rapprochement d’informations provenant de différents systèmes.
• Traitement de demandes clients ou collaborateurs selon des règles prédéfinies.

Ces tâches peuvent représenter un volume important d’heures de travail tout en augmentant les risques d’erreurs, les délais de traitement et les coûts opérationnels.

Où identifier les gains rapides ?

Les premiers projets d’automatisation doivent généralement cibler les processus qui présentent plusieurs caractéristiques :

• un volume élevé de tâches répétitives
• des règles de traitement relativement standardisées
• de nombreuses manipulations manuelles de données
• des délais de traitement importants
• des erreurs fréquentes liées à la saisie ou au transfert d’informations
• plusieurs étapes de validation entre différents collaborateurs
• une faible valeur ajoutée humaine sur certaines opérations

L’objectif n’est pas nécessairement d’automatiser immédiatement l’ensemble d’un processus, mais d’identifier les étapes sur lesquelles la technologie peut produire rapidement des gains mesurables.

Orientation stratégique pour les dirigeants

• cartographier les processus métiers les plus consommateurs de temps
• identifier les opérations répétitives pouvant être automatisées
• prioriser les cas d’usage selon leur impact et leur facilité de mise en œuvre
• connecter les outils métiers afin de réduire les doubles saisies
• automatiser les circuits de validation et les workflows
• mesurer les gains obtenus en matière de temps, de coûts et de qualité
• accompagner les collaborateurs dans l’évolution de leurs méthodes de travail

L’automatisation ne doit pas être considérée uniquement comme un moyen de réduire les tâches manuelles. Elle constitue également un levier pour fluidifier les processus, améliorer la qualité des opérations et permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

NGSER accompagne les entreprises et organisations dans l’identification, la digitalisation et l’automatisation de leurs processus métiers à travers des solutions adaptées à leur environnement technologique et à leurs objectifs opérationnels.

Notre approche permet de connecter les applications, automatiser les workflows, structurer les échanges de données et améliorer progressivement l’efficacité des opérations.

Vous souhaitez identifier les processus de votre organisation qui pourraient être automatisés rapidement ? Contactez nos experts pour en discuter.