Sommaire

Introduction

1. L’économie cachée du papier : ce que vous perdez chaque jour
2. NGSER GED & E-Archive : une solution modulaire et adaptée à l’Afrique
3. Réduction des coûts : l’impact en chiffres
4. Accélération de la prise de décision
5. Cas concrets d’impact client

Conclusion

 Introduction : Un contexte africain en mutation

La gestion documentaire est encore trop souvent un frein à la performance des entreprises et administrations africaines. Dans un environnement où les délais de traitement, la conformité réglementaire et la traçabilité deviennent des exigences majeures, le papier, les documents éparpillés et les processus manuels apparaissent comme de véritables boulets.

La digitalisation documentaire n’est plus un luxe. C’est un impératif de survie et de compétitivité.

NGSER accompagne les entreprises africaines dans leur transformation grâce à des solutions GED (Gestion électronique des documents) et E-Archivage sécurisées, conformes et adaptées aux réalités locales. Ce livre blanc vous présente leur impact direct sur vos coûts, votre efficacité et votre capacité de décision.

1. L’économie cachée du papier : ce que vous perdez chaque jour

Sans GED E-archive, une entreprise peut perdre jusqu’à 30% de productivité sur des tâches à faible valeur ajoutée :

•  25 minutes en moyenne pour retrouver un document
•  1 document sur 20 est perdu définitivement
•  Des coûts d’impression, de stockage et d’archivage physique qui explosent
• Des failles sécuritaires importantes : accès non autorisés, absence de traçabilité

Les conséquences:

•  Délais de traitement allongés (ex. validation de factures)
•  Risques légaux : absence de preuve documentaire
•  Frein à la décision et au pilotage

2. NGSER GED & E-Archive : une solution modulaire et adaptée à l’Afrique

La solution GED/E-Archive de NGSER repose sur 4 piliers :

1. Audit & Diagnostic

• Cartographie des processus documentaires
• Evaluation de la maturité digitale
• Identification des risques, doublons, goulots d’étranglement

2. Conseil & Roadmap

• Réingénierie documentaire
• Définition d’une stratégie GED conforme aux réglementations locales (RGPD, fisc)
• Choix de l’architecture (cloud / on-premise / hybride)

3. Intégration & Sécurité

• Indexation automatique, moteur de recherche, OCR
• Intégration avec ERP, CRM, Outlook, Google Drive
• Archivage à valeur probante, coffre-fort numérique
• Infrastructure NGX Secure by NGSER

4. Formation & Adoption

• Modules adaptés à chaque service (RH, finance, logistique)
• Documentation personnalisée, tutoriels, support 24/7

3. Réduction des coûts : l’impact en chiffres

4. Accélération de la prise de décision

 Avant :

• Temps perdu à retrouver le bon document, la bonne version
• Processus de validation papier lents et fragmentés
• Manque de visibilité en temps réel sur l’état des dossiers

 Après :

• Documents disponibles à tout moment, partout
• Accès contrôlés, validation en ligne, signature électronique
• Tableaux de bord de suivi documentaire

Résultat : des décisions plus rapides, plus fiables, mieux documentées.

5. Cas concrets d’impact client

PME  (  Abidjan / Cote d’Ivoire )

• GED liée aux bons de commande, livraisons, factures
• Zéro litige fournisseur en 24 mois
• Formation de 40 collaborateurs

Conclusion :

Passer à la GED/E-archive, ce n’est pas simplement numériser des documents : c’est changer de culture, gagner en efficacité, protéger ses actifs immatériels.